Als organisatie kan het verstandig zijn om af en toe een evenement voor klanten te organiseren. Met een evenement voor klanten kun je de band met je klanten verbeteren, wat het makkelijker maakt om wellicht een nieuwe opdracht binnen te halen. Daarbij biedt het je de kans om klanten op een informelere manier te leren kennen. Het organiseren van een evenement voor klanten is vaak echter niet eenvoudig. Hoe zorg je dat je voldoende ruimte hebt voor een evenement? Wie verzorgt de drankjes en hapjes tijdens het evenement? Enzovoorts.

In dit artikel vertellen we je meer over het organiseren van evenementen voor klanten. Zo wordt het makkelijker om deze taak bij een komend evenement op je te nemen! Het uitbesteden van de organisatie voor een evenement kan voor onnodig hoge kosten zorgen.

Zorg voor een gastenlijst voor je evenement

Allereerst is het raadzaam om een gastenlijst op te stellen voor het evenement voor je klanten. Op deze manier krijg je een beter beeld van het aantal drankjes en hapjes wat je moet regelen. Ook geeft dit je een goed beeld van de benodigde ruimte om het evenement te kunnen organiseren. Alle mensen op de gastenlijst kun je een maand of een paar weken voor het evenement een uitnodiging sturen. Houd er rekening mee dat mensen vaak een drukke agenda hebben. Des te eerder je de uitnodiging verstuurt, des te groter de opkomst tijdens je evenement.

Houd er bij het opstellen van de gastenlijst rekening mee dat sommige mensen een partner of medewerkers van hun bedrijf mee kunnen nemen. Dit kan ertoe leiden dat er meer mensen op je evenement komen dan je op voorhand verwacht had. Mocht je dit niet willen, dan kun je dit vooraf aangeven op de uitnodiging.

Regel een goede locatie voor je evenement

Nu je een gastenlijst hebt opgesteld kun je een geschikte locatie voor je evenement zoeken. Kies je voor een locatie binnen je eigen bedrijfspand? Of geef je de voorkeur aan een externe locatie? Ook kan het voorkomen dat je een aantal mensen wilt laten spreken tijdens het evenement. In dat geval is het belangrijk om bijvoorbeeld ook een beamer en een groot wit scherm te hebben. Hier kun je eventueel een presentatie op laten zien!

Tip: regel voor je evenement ook een microfoon! Met een microfoon ben je veel beter verstaanbaar. Zeker in grote groepen zal het geluid snel vervagen, waarvoor een microfoon de uitkomst kan bieden.

Hapjes en drankjes uitbesteden aan andere organisaties

Tot slot is het belangrijk om de hapjes en drankjes voor je evenement te regelen. Er zijn verschillende organisaties gespecialiseerd in het aanbieden van horecadiensten tijdens evenementen voor bedrijven. Kijk bijvoorbeeld eens naar de diensten van horeca uitzendbureau Doenhoreca! Dit bedrijf kun je voor een los evenement inhuren, waarna zij voor de benodigde hapjes en drankjes zullen zorgen. Vooraf kun je aangeven wat je wensen zijn. Zo kun je ook de hapjes en drankjes in de stijl van je evenement laten aanbieden.

Door de hapjes en drankjes uit te besteden aan een externe organisatie heb je hier zelf geen omkijken meer naar! Vaak blijkt het behoorlijk lastig te zijn om zelf in te schatten hoeveel drankjes je nodig hebt. Laat staat om op voorhand al voldoende hapjes te maken of samen te stellen voor de bezoekers van je evenement.